La salle est le lieu où vous menez votre projet événementiel. C'est là que toutes vos idées et inspirations prennent la forme d'un professionnel. Le choix de cette salle est une étape importante. Une erreur dans le processus peut affecter l'ensemble du concept. Par conséquent, il est très important que vous y consacriez beaucoup de temps. Analysez toutes les options disponibles. Chaque détail compte.
Déterminer le type de la salle
Lorsqu'il s'agit d'événements, toutes vos décisions, y compris la location de salle à Paris, dépendent en grande partie de votre concept. Cela signifie que si vous ne savez pas déjà ce que vous allez réaliser, vous ne pouvez pas commencer cette étape. Si votre dossier est bien défini, la première chose à en tenir compte est le type de la salle adapté à vos besoins. Bien sûr, vous n’allez pas choisir la même salle pour les conférences et les mariages par exemple.
Dans tous les cas, vous disposez de nombreuses options adaptées à vos besoins. Certaines institutions sont déjà aménagées pour des événements particuliers : soirée, séminaire, concert, exposition, etc. Dans le même sens de l'espace, vous pouvez développer davantage l'infrastructure que vous souhaitez construire. Est-ce vraiment un théâtre ou une scène ? Où souhaitez-vous placer les stations bar et buffet ? Avez-vous prévu des installations artistiques complexes qui nécessitent beaucoup d'espace ? Toutes ces questions vous permettent d’effectuer facilement la location de salle à Paris.
Connaitre la superficie de la salle en fonction de ses besoins
Quelle salle doit-on chercher pour quel nombre d’invités ? Tous les gens qui ont organisé un tel événement sont déjà confortés à ce problème. C'est en fait une question importante, car elle peut transformer un événement bien fait en un véritable échec ! Si l'espace est trop grand, vos invités peuvent se perdre. Votre événement ne sera pas chaud et il sera difficile de créer une vraie ambiance. Si vous faites une location de salle à Paris trop serrée, vos invités se rassembleront les uns autour des autres et la seule chose qui dérobe votre événement est le sentiment d'ennui.
Si les invités sont amenés débout, il faut compter en moyenne entre 0,5 et 1 mètre carré par personne. Pour un cocktail, une soirée de lancement ou une exposition pour 250 personnes, il faut rechercher une salle d'une superficie de 125 mètres carrés sur 250 mètres carrés. Si les invités vont rester assis, vous devez compter en moyenne entre 1,5 mètre carré sur 2 mètres carrés par personne. Pour un dîner assis de 250 personnes, vous recherchez donc une salle d'une superficie de 375 mètres carrés à 500 mètres carrés.
Si vous prévoyez de servir une table, privilégiez les tables rondes. Cela permet à vos invités de pouvoir s'asseoir sereinement et au serveur de faciliter le passage. Si vous recherchez à réaliser un service de buffet, il vous faut généralement 4 mètres de long pour 50 invités.
Le prix de location et le côté logistique : à prendre en compte
Avant de fixer la location de salle à Paris, vérifiez que le bâtiment peut fournir les spécifications électriques requises pour votre infrastructure : voltage, types de prises, etc. Pensez à mesurer la hauteur du plafond par rapport à la hauteur de la scène et de la lumière. Posez aussi des questions sur l’hygiène et la sécurité : parking, toilettes…
En plus de cela, vous devriez également évaluer le rapport qualité-prix de la salle à louer. Si l'institut fournit à l'avance le matériel de base, le prix est bien entendu très élevé : tables, chaises, couverts, cuisine, sonorisation, éclairage et plus encore. Si l'emplacement manque de certains aspects importants, envisagez des coûts supplémentaires : services de nettoyage, équipe de sécurité, etc. Assurez-vous que tout est dans votre budget.
